• 2362071
  • Assistant exécutif

Description du poste

  • Aussitôt que possible
  • Sommaire du poste:

    Sous la direction du supérieur immédiat, organiser, distribuer et vérifier le travail d’autres employés et participer à leur formation. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l’unité. Participer à l’organisation des activités de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Assurer la maintenance des systèmes informatisés.

    Responsabilités et tâches principals:

    •Superviser les activités quotidiennes de l’unité ou du département. Fixer les priorités et établir le calendrier des projets. Collaborer à l’élaboration et à la mise en œuvre de projets, de procédures et de méthodes de travail. Formuler des changements de procédure en vue d'accroître l'efficacité de l'unité, y compris des recommandations quant aux besoins en personnel. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.

    •S’assurer que toutes les normes sont respectées et que les procédures sont suivies; organiser, répartir et vérifier le travail d’une petite équipe et participer à la formation de celle-ci.

    •Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l’unité. Résoudre des problèmes complexes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.

    •Mettre à jour l’agenda de son superviseur. Fixer les rendez-vous, en rappeler les dates au superviseur et organiser le calendrier en fonction des priorités.

    •Fournir des renseignements détaillés aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Déterminer la raison de l’appel ou de la visite et préparer les documents nécessaires. Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évaluer la nécessité d’une intervention d’une autre personne-ressource et organiser les rendez-vous, au besoin.

    •Préparer les fichiers, y joindre les documents connexes appropriés et chercher des renseignements, au besoin. Répondre aux demandes dans sa sphère de responsabilité. Noter les mesures à prendre et assurer un suivi.

    •Planifier les réunions spéciales, communiquer avec les participants, préparer les documents pertinents et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l’ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.

    •Coordonner l’organisation de grands événements complexes comme des symposiums et des conférences. S’occuper des préparatifs de voyage.

    Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

    Formation et expérience :

    Numéro de référence:

    16-1129/CR5269

    Titre du supérieur immédiat: Directeur principal, Administration et exploitation

    Échelle salariale: $23.27 - $32.08

    Comment poser sa candidature :
    Veuillez soumettre votre demande par Internet à http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now. Cliquez sur « POSTULEZ MAINTENANT
    » et indiquez clairement le numéro de référence.16-1129/CR5269

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