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  • Agent à l'accueil et à la formation

Description du poste

  • Aussitôt que possible
  • À discuter
  • non
  • SOMMAIRE

    Sous la responsabilité du directeur de l’information et des services aux membres, l’agent à l’accueil et à la formation voit à l’accueil et à la réception, offre un support dans la logistique des activités du centre de conférence, répond aux questions des membres sur le programme de formation continue obligatoire en fonction du règlement et effectue l’entrée des unités de formation continue (UFC) dans les dossiers des membres.

    RESPONSABILITÉS

    VOIR À L’ACCUEIL DES VISITEURS ET À LA RÉSERVATION DES SALLES POUR LES RÉUNIONS

    • Accueillir les visiteurs poliment et avec courtoisie.
    • Aviser les personnes concernées de l’arrivée des visiteurs.
    • Réserver les salles de réunion à la demande des différentes directions.
    • Maintenir la réception impeccable en tout temps.
    • Veiller au bon fonctionnement du centre de conférence en s’assurant que les lieux soient conviviaux et impeccables en tout temps
    • S’assurer que le message de la boîte vocale soit adéquat à toute situation (vacances de noël, tempête de neige etc.)

    RECEVOIR ET ACHEMINER LES APPELS TÉLÉPHONIQUES

    • Traiter les appels avec courtoisie et efficacité.
    • Acheminer les appels aux personnes concernées.
    • Répondre aux demandes d’information générale.
    • Recevoir les informations sur les absences du personnel.
    • Former les remplaçantes à l’accueil.
    • Vider la boîte vocale de la réception et de la formation continue et transférer les messages aux personnes concernées.

    RÉPONDRE AUX QUESTIONS DES MEMBRES SUR LE PROGRAMME DE FORMATION CONTINUE OBLIGATOIRE (COURRIEL ET TÉLÉPHONE)

    • Fournir les renseignements demandés sur le fonctionnement du programme soit les exigences requises, les exemptions, les reconnaissances d’UFC.
    • Fournir les renseignements demandés sur le fonctionnement extranet (consultation des dossiers UFC, saisie des preuves de présence et questionnaires « en ligne »).
    • Fournir les renseignements demandés concernant la reconnaissance des activités de formation dans le but d’aider les membres dans leur choix d’activités de formation pour l’obtention d’UFC
    • Fournir les renseignements concernant l’accès au dossier UFC (création, changement et oubli du mot de passe)
    • Répondre parfois aux demandes d’information des fournisseurs sur les preuves de présence qu’ils doivent fournir.

    ENTRER LES DONNÉES DANS LE DOSSIER DES MEMBRES

    • Recevoir les attestations de présences (individuelle et liste), les vérifier et entrer les UFC dans le dossier des membres pour toute participation à une activité.
    • Remplir le registre relatif au traitement des listes des présences en lien avec la facturation
    • Remplir la feuille d’anomalie pour toutes attestations de présence individuelle ou liste qui n’est pas conforme et la remettre à la coordonnatrice – dossiers des membres pour traitement

Exigences

  • Importante - AEC en bureautique ou secrétariat
  • Essentielle - 1 an d'expérience dans un poste similaire
  • Essentielle - Bilinguisme

Connaissances et aptitudes

  • Essentielle - Orienté service à la clientèle
  • Essentielle - Sens de l’organisation et des priorités
  • Essentielle - Ponctualité
  • Essentielle - Autonomie

Description de l'entreprise

La mission de la Chambre de la sécurité financière est d'assurer la protection du public en maintenant la discipline et en veillant à la formation et à la déontologie de ses membres.

Plus précisément, elle veille à ce que les professionnels du secteur financier sous sa gouverne exercent leurs activités dans l'intérêt du consommateur, en offrant des produits et des services visant la protection de son patrimoine financier. Sa mission s'actualise par un encadrement vigilant des pratiques et par l'amélioration continue des connaissances de ces professionnels.

La Chambre compte plus de 32 000 membres qui exercent dans les cinq disciplines suivantes :


le courtage en épargne collective,
la planification financière,
l'assurance de personnes,
l'assurance collective de personnes,
le courtage en plans de bourses d'études.

Autres offres de l'entreprise

 

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