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  • Adjoint(e) administrative

Description du poste

  • Aussitôt que possible
  • À discuter
  • Titre du poste : Adjoint(e) administrative
    Superviseur : Vice-Président Exploration Québec
    Date de début : Aussitôt que possible
    Horaire de travail : 35 à 40 heures par semaine
    Salaire : Nous offrons des conditions salariales et des avantages sociaux concurrentiels
    Endroit : Québec

    Osisko est une société d’exploration minière axée sur l’acquisition, l’exploration et la mise en valeur de propriétés de ressources de métaux précieux au Canada. Osisko s'est engagé sur une voie qui lui permettra de devenir un producteur d'échelon intermédiaire dans un avenir rapproché (3 ans).

    Sommaire du poste
    Sous la supervision du Vice-Président Exploration, l’adjoint(e) administrative offrira un soutien administratif aux vice-présidents et directeurs de la société. La personne titulaire du poste assumera, mais sans s’y limiter, les tâches suivantes :

    Responsabilités

    • Répondre au téléphone et trier les appels;
    • Accueillir les visiteurs;
    • Assurer l’envoi et la réception de lettres et de colis;
    • Rédaction d’ententes et de divers documents administratifs;
    • Mise en page de documents divers;
    • Traduction occasionnelle de documents;
    • Assurer la gestion documentaire et la mise à jour des dossiers liés à la direction générale (ex. : classement, épuration et conservation), et ce, selon les pratiques et règles en vigueur;
    • Effectuer toute tâche administrative demandée par les vice-présidents, les directeurs (ex. : gestion d’agenda, suivi de courriels, réservation de transports, inscription aux événements, etc.)
    • Supporter la vice-présidence dans la réalisation des comptes de dépenses, le suivi des vacances, la codification et la vérification des factures, etc.;
    • Soutenir la comptabilité (classement, photocopies, etc.);
    • Compiler et mettre à jour les feuilles de temps des employés de terrain;
    • Planifier et organiser les réunions, les formations et préparer la documentation requise;
    • Participer à l'organisation logistique de différents événements (ex. : réunions d'équipe, comités, assemblées, formations, conférences téléphoniques, déplacements, activités de relations publiques);
    • Apporter un soutien à la réalisation de certaines activités de communication (ex. : rencontres d'employés, congrès);
    • Coordonner les réunions, les téléconférences, les vidéoconférences, les réunions par Internet, etc., et préparer le matériel nécessaire et rédiger les comptes rendus;
    • Rédiger des lettres et des notes de service en français et en anglais;
    • Fournir des rapports de gestion en fonction des demandes de la direction;
    • Participer et collaborer à divers projets spéciaux;
    • Coordonner les activités de recrutement et d’embauche (affichages, tri des CV, vérification des références, etc.);
    • Coordonner le processus d’accueil et d’intégration des nouveaux employés et tenir les dossiers à jour.

    Qualifications requises

    • Diplôme en secrétariat ou en bureautique;
    • Minimum de trois (3) années d’expérience pertinentes dans un poste similaire;
    • Bilinguisme OBLIGATOIRE tant à l’oral qu’à l’écrit (niveau supérieur en anglais et en français);
    • Facilité avec la suite MS Office (Word, Excel, Outlook);
    • Connaissance de base en comptabilité un atout.

    Compétences personnelles

    • Autonomie et dynamisme;
    • Discrétion et respect de la confidentialité;
    • Sens de l’organisation, de la planification et souci du détail;
    • Travail d’équipe;
    • Bonne communication interpersonnelle.

    Nous vous remercions de votre intérêt et nous vous invitons à soumettre votre lettre de présentation ainsi que votre curriculum vitae d’ici le 30 novembre 2016. Prenez note que seuls les candidat(e)s retenu(e)s pour une entrevue seront contactés.

    Contact

    Èva Roy-Vigneault, 418-694-9832 poste 230, evigneault@osiskogr.com

Exigences

  • Essentielle - Diplôme en secrétariat ou en bureautique
  • Importante - Minimum de trois (3) années d’expérience

Connaissances et aptitudes

  • Essentielle - Bilinguisme OBLIGATOIRE (oral et écrit)
  • Essentielle - Facilité avec la suite MS Office
  • Atout - Connaissance de base en comptabilité

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