• 2372357
  • (Référence :5879646)
  • Adjointe Administrative

Description du poste

  • Dans le cadre de votre poste, vous serez appelé à :
    - Coordonner l'agenda du directeur, gérer les différentes rencontres et assurer le suivi de différents dossiers;
    - Réaliser le travail général de bureau (traitement de texte, suivi de dossiers, entretien du système de classement, actualisation et entretien de la base de données, photocopies, envois, etc.);
    - Élaborer et rédiger les différents communiqués de l'équipe de Sûreté Industrielle;
    - Maintenir à jour les effectifs et les organigrammes;
    - Gérer les budgets et les courus du département, en faire la consolidation et l'analyse et faire le lien avec les différentes unités d'affaires et finance;
    - Gérer le contrat et les activités avec nos partenaires du programme de sécurité des voyageurs;
    - Supporter les voyageurs à l'International lors d'incident et d'urgence et faire le lien avec nos partenaires;
    - Supporter les demandes et coordonner la rédaction de briefing de sécurité des voyageurs;
    - Coordonner et préparer les rapports d'enquêtes et en faire l'analyse au besoin;
    - Assurer la gouvernance des réunions et activités de l'équipes de gestion globale de la sûreté;
    - Gérer les activités quotidiennes (appels, télécopies, courrier, courriels et diverses demandes provenant de sources internes et externes) et établir les priorités;
    - Coordonner les réunions et événements spéciaux, et en préparer tout le matériel nécessaire;
    - Effectuer et confirmer les réservations de voyage pour tous les membres de l'équipe;
    - Préparer les rapports de dépenses, assurer le suivi budgétaire, soumettre les factures pour paiement;
    - Préparer des documents de toute nature selon les styles et formats requis (Word, Excel, PowerPoint);
    - Effectuer les demandes relatives aux technologies de l'information dans le système de gestion des requêtes et faire les suivis nécessaires; et
    - Soutenir les membres de l'équipe au besoin.
    En tant que candidat idéal,
    - Vous êtes titulaire d'un diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique, avec un minimum de cinq années d'expérience, ou toute autre combinaison jugée équivalente de formation et/ou expérience;
    - Vous possédez une expérience ou formation dans le domaine de la sûreté sera considérée un atout;
    - Vous possédez une excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit;
    - Vous possédez une excellente connaissance technique approfondie de la suite Microsoft Office 2013 (Word, Excel et PowerPoint);
    - Vous avez un solide sens de la gestion des priorités;
    - Vous êtes très organisée et avez un souci du détail;
    - Vous êtes d'une grande discrétion et respectez la confidentialité;
    - Vous êtes flexible en ce qui concerne votre disponibilité; et



    L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.







    About Aerotek ULC:

    Aerotek ULC is a subsidiary of Aerotek® Inc., a leading provider of technical, professional and industrial recruiting and staffing services. Aerotek operates an international network of more than 200 non-franchised offices and 2,000 recruiters to identify, screen and select top talent.

    The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, genetic information or any other characteristic protected by law.

    If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please call 888-237-6835 or email accommodation@aerotek.com for other accommodation options. However, if you have questions about this position, please contact the Recruiter located at the bottom of the job posting. The Recruiter is the sole point of contact for questions about this position.

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