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Adjointe Administrative/Exécutive

Description du poste

  • Aussitôt que possible
  • Notre client, une multi nationale située à Longueuil, est à la recherche d’une Adjointe Administrative/Exécutive.


    Sommaire des tâches:

    - Seconder les gestionnaires dans les activités et projets, gérer leurs agendas, répondre aux appels et planifier tous ses déplacements et activités. Ouverture et révision du courrier et des courriels, suivi des dossiers et échéanciers;

    Portion communication :

    - Coordonner et assurer le respect des standards au niveau des communications internes (lettre du président, organismes caritatives, changements organisationnels, etc.). Faire la lecture, traductions si nécessaires et validation des informations. Être responsable de la mise en œuvre et succès de certains événements en collaboration avec les différents départements ex. Assemblée générale (Town hall), visites de VIP, etc.;

    Travailler sur des mandats spécifiques assignés par le Président. Planifier, organiser et coordonner, la logistique des différentes réunions du comité de direction et du comité exécutif (Revue trimestrielles, Assemblée générale (Town Hall), réunions stratégiques, etc.). Faire le lien avec le département des Finances pour l’analyse des budgets des dépenses. Émettre et faire le suivi des bons de commande. Assurer le respect des directives et différents SOP pour le bureau du président;

    Tâches cléricales :

    Préparation, révision, correction ou traduction de divers documents (lettres diverses, formulaires, télécopies, courriels, communiqués aux employés, présentations PowerPoint etc.). Suivi des feuilles de temps, classement, vérification et codification des factures, compte de dépenses, commande de lunch pour réunion, etc. Support les membres de l'équipe dans certaines tâches reliées aux lancements de produits et aux transactions d'affaires.

    Exigences minimales :

    - Diplôme d’études collégiales en bureautique, administration;
    - Huit (8) à douze (12) années d’expérience en secrétariat ou comme adjoint administratif à la haute direction;
    - Excellente connaissance des logiciels Word, Excel et PowerPoint sous Windows;
    - Excellente maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit;
    - Autonomie, sens de l’organisation, grande discrétion et confidentialité, professionnalisme;
    - Bon esprit d’équipe et capacité de travailler avec plusieurs personnes de tous les niveaux avec tact et diplomatie;
    - Habilités à gérer de multiples priorités et échéanciers dans un environnement très dynamique;
    - Rapidité d’exécution, minutie et souci du travail bien fait ainsi que le souci du client.

    Si ce poste vous intéresse, svp nous faire parvenir votre cv.

 

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