• 2377086
  • (Référence :5899391)
  • Adjointe Administrative/Administrative Assistant

Description du poste

  • Aerotek est présentement à la recherche d'un(e) adjointe adminsitrative pour un remplacement de congé de maternité pour un de leur clients.

    Dans le cadre de votre poste, vous serez appelé à :

    - Gérer l'agenda, prendre et retourner les appels et faire les réservations de voyage.
    - Coordonner les activités journalières en déterminant celles qui sont prioritaires et fixer les rendez-vous.
    - Coordonner les réunions et assurer de préparer le matériel requis.
    - Communiquer avec les cadres supérieurs de la société et autres organisations au nom du directeur et des chefs de service, le cas échéant.
    - Préparer et compiler les rapports de dépenses ainsi qu'autres documents financiers et préparer des documents (correspondances, rapports, notes de services, etc.) dans tous les styles et formes appropriés.
    - Mettre à jour les organigrammes.
    - Gérer et distribuer le courrier interne et externe.
    - Rédiger la correspondance en français et en anglais.
    - Être responsable des activités reliées au budget et tous autres projets spéciaux.

    Qualifications

    En tant que candidat idéal,

    - Vous possédez un DEC en bureautique ou l'équivalent.
    - Vous avez un minimum de deux (2) ans d'expérience pertinente.
    - Vous avez d'excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite en français et en anglais.
    - Vous avez une connaissance approfondie de MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook et Lotus Notes.

    _____________________________________________________

    Aerotek is currently looking for an administrative assistant for a maternity leave replacement for one of their clients.

    In your role, you will:

    - Answer and return phone calls and book travel arrangements.
    - Manage daily activities and determine important matters regarding the incoming information.
    - Schedule meetings and prepare necessary material.
    - On behalf of the Director and Managers as appropriate, you will communicate with senior management and other organizations.
    - Prepare and consolidate expense reports, other financial documents and prepare all types of documents (correspondence, reports, memos, etc.) in the required styles and formats.
    - Update organizational charts.
    - Manage / distribute incoming / outgoing mail.
    - Write internal and external correspondence in both French and English. You will be responsible for activities related to the consolidation and preparation of departmental

    As our ideal candidate,

    - You have a college degree in office technology or equivalent.

    - You have a minimum of two (2) years of relevant experience.

    - You have excellent communication skills both spoken and written in French and English.

    - You have excellent knowledge of MS office (Word, Excel, Power Point) Outlook and Lotus Notes.


    About Aerotek ULC:

    Aerotek ULC is a subsidiary of Aerotek® Inc., a leading provider of technical, professional and industrial recruiting and staffing services. Aerotek operates an international network of more than 200 non-franchised offices and 2,000 recruiters to identify, screen and select top talent.

    The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, genetic information or any other characteristic protected by law.

    If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please call 888-237-6835 or email accommodation@aerotek.com for other accommodation options. However, if you have questions about this position, please contact the Recruiter located at the bottom of the job posting. The Recruiter is the sole point of contact for questions about this position.

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