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  • Adjoint(e) administratif(ve)

Description du poste

  • Aussitôt que possible
  • OFFRE DE POSTE PERMANENT

    ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)


    NATURE DE L'EMPLOI

    Sous la supervision du directeur de secteur, le rôle principal du titulaire consiste à alléger le travail du personnel d’encadrement par la prise en charge et la résolution de problèmes complexes de nature administrative ou opérationnelle et de supporter le personnel du service à la clientèle dans la préparation de la correspondance et des documents légaux. Il participe à la coordination des activités et dossiers du secteur. Il assure également le support administratif, clérical et bureautique du secteur et est appelé à exécuter les tâches et activités caractéristiques de secrétariat.


    ADMISSIBILITÉ

    Formation : Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureau.

    Expérience : Deux (2) années d’expérience à un poste comparable.
    Quatre (4) années d'expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative).

    Équivalences : Secondaire V général (DES) et une formation complémentaire en secrétariat ou bureautique et six (6) années d’expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative)
    ou
    Secondaire V professionnel (DEP) en techniques de secrétariat et six (6) années d’expérience pertinente (niveau de secrétaire administrative)

    DIVERS
    Connaissances générales minimum requises :

    Excellente connaissance du français parlé et écrit, connaissance fonctionnelle de l'anglais parlé et écrit, aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles, sens de l'organisation et de la planification.
    Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques.


    EXEMPLES DE TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :

    • Assiste et supporte au quotidien son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions et assure l’exécution, en son absence, de ses demandes et/ou mandats.
    • Voit à la gestion de problèmes quotidiens ne nécessitant pas l’intervention du directeur de secteur et au suivi et rappel des divers échéanciers du secteur.
    • Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein du secteur et suggère des méthodes de fonctionnement.
    • Effectue la gestion d’agenda du supérieur selon les priorités planifiées, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin. Coordonne et supporte les arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur.
    • Assiste à des réunions de son équipe de travail, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
    • Participe aux rencontres des comités de locataires (comités de secteur) et rencontres avec les préposés à la sécurité des locataires, en prépare la documentation, ainsi que les avis de convocation et en rédige le compte rendu.
    • Assure la transmission d’informations relatives aux divers règlements et politiques envers les divers intervenants sociaux et élus politiques et la transmission d’informations corporatives (politiques, procédures, lois et règlements) régissant les activités des secteurs et émanant des différents services centralisés.
    • Assure un support direct aux directeurs à l’entretien et aux réparations dans l’élaboration et la rédaction de documents destinés aux locataires et/ou organisationnels (avis, lettres personnalisées, etc.) et au directeur de la gestion immobilière dans la préparation, la planification et la mise en page des contrats de service, tableaux divers, lettres, etc.
    • Exécute la réception, le traitement et/ou établit la priorité et l’assignation adéquate du courrier et des appels téléphoniques, rédige des projets de réponse et signe la correspondance d'ordre général pour le traitement des dossiers.
    • Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de son secteur et s’assure de la qualité et la justesse de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre.
    • Supporte l’agent de recouvrement, les agents de location et le personnel du service à la clientèle (DSC, PRL) dans la préparation de la correspondance et des documents légaux et en assure la saisie informatique (préparation demande à la Régie, suivi des dossiers, saisie des avis d’auditions, envoi documentation par huissier, mise en demeure, etc.).
    • Agit comme intervenant de première ligne dans la résolution ou le support informatique du groupe de travail et collabore avec le service informatique centralisé pour des problèmes de plus grande complexité.
    • Assure la compilation et la recherche des statistiques reliées à la location et en assure la saisie informatique.
    • Assure et effectue l’impression massive des correspondances des agents de location et procède à la cueillette des documents à joindre (vignettes stationnement, guides, enveloppes et étiquettes).
    • Reçoit et saisit au système informatique au nom du directeur responsable ou du personnel du secteur, toute plainte reçue de locataires et en tient un registre.
    • Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel de bureau et des gestionnaires, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel du secteur.
    • Assure, lorsque requis, l’exécution de toute activité connexe qu’il est raisonnablement en mesure d’accomplir.


    LIEU DE TRAVAIL : 2247, rue Delisle à Montréal, Québec, H3J 1K4


    DEMANDE D'INSCRIPTION

    Les personnes intéressées qui désirent poser leur candidature doivent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné des attestations d’études à l'attention du Service des ressources humaines, au plus tard le 24 janvier 2017 à 16 h 30 par courriel à l’adresse suivante : ressources.humaines@omhm.qc.ca.


    «Pour plus de détails, visitez le www.omhm.qc.ca sous la section «futurs employés».
    Seuls les candidats retenus seront contactés»

Description de l'entreprise

L'Office municipal d'habitation de Montréal (OMHM) est un organisme à but non lucratif né en 2002 et issu du regroupement des 15 offices municipaux d'habitation qui intervenaient sur l'île de Montréal. L'office municipal d'habitation de Montréal est gestionnaire de plus de 23 000 logements. À la base, le mandat de l'OMHM est de gérer et d'administrer des logements et des programmes d'habitation sur l'île de Montréal et de mettre en œuvre des activités à caractère social et communautaire favorisant le mieux-être de ses locataires.
La mission
L’OMHM a pour mission d’améliorer les conditions de vie de personnes et de familles à faible revenu ou à revenu modéré en leur procurant des logements subventionnés de qualité et en favorisant leur pouvoir d’influence et d’action dans leur milieu.
La vision
En tant que chef de file en matière d’administration publique, l’OMHM gère avec efficacité, transparence et créativité le parc résidentiel le plus important du Québec. Il est reconnu pour le dynamisme des collectivités qui y logent, pour le partenariat tissé avec ses employés et le milieu ainsi que pour son apport au développement social de ses locataires et de la collectivité.
L’employé, pivot de notre réussite!
L’Office c’est une grande équipe à dimension humaine où chaque personne est encouragée à développer son plein potentiel.
L’OMHM est une organisation qui réalise que les employés passent une grande part de leur vie au travail d’où l’importance d’une qualité de vie qui se traduit par un milieu stimulant qui permet de se développer tout en ayant dans les meilleures conditions de travail sur le marché, notamment, par des horaires variables, un programme d’assurances collectives, un régime de retraite à prestation déterminé, un nombre intéressant de congés, des programmes de formation, des plans de carrière, programme d’aide aux employés etc.
L’Office a mis en place un programme de gestion des talents afin de pouvoir développer ses ressources à l’interne en travaillant sur les forces des employés et en leur permettant de se développer à l’interne. De plus, l’Office a un programme de reconnaissance qui vise à souligner les bons coups. Parmi les volets de ce programme : la reconnaissance au quotidien et l’innovation ainsi que la reconnaissance des années de service et des départs à la retraite.
Pour l’OMHM , l’employé est le pivot de la réussite.Qu’attendez-vous pour postuler

Autres offres de l'entreprise

 

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