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  • Responsable conflits intérêts et fichier central

Description du poste

  • Aussitôt que possible
  • À discuter
  • non
  • RESPONSABLE, CONFLITS D’INTÉRÊTS ET FICHIER CENTRAL

    VOUS ÊTES À LA RECHERCHE D'UN POSTE DE GESTION OÙ VOS COMPÉTENCES SERONT MISES À PROFIT?
    VOICI LE POSTE QUE VOUS RECHERCHEZ!

    Relevant du directeur, services administratif, le titulaire du poste gère et coordonne l’ensemble des tâches liées à la gestion des dossiers physiques et des conflits d’intérêts; il gère les employés du service et leur procure un soutien; il s’assure que les besoins et les exigences de l’utilisateur et du cabinet soient satisfaits. De façon générale, le service de gestion documentaire est responsable des tâches suivantes : ouverture/fermeture des dossiers; classement sur place; entreposage/repérage à l’intérieur et à l’extérieur des locaux; recherche/identification; tenue/maintenance/mise à jour des dossiers; destruction des dossiers; exécution de rapports; recherches dans les dossiers pour trouver des renseignements; résolution de conflits et gestion des murs éthiques – en suivant des politiques et des procédures établies et en utilisant les systèmes de traitement du cabinet.

    Principales responsabilités :

    • Gère, supervise et coordonne l’ensemble des tâches liées à la gestion des dossiers physiques et des conflits d’intérêts;
    • Donne des directives, établit les priorités, répartit le travail et les ressources auprès des employés du service (technicien et commis, fichier central) pour répondre aux objectifs du service et de l’ensemble du cabinet;
    • S’assure que les besoins des utilisateurs sont comblés dans les délais impartis, d’une manière professionnelle et selon la politique du cabinet et le budget établi;
    • Détermine et résout les problèmes complexes en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’ouverture des dossiers, ainsi que les murs éthiques;
    • Collabore à l’élaboration de divers projets visant à améliorer la gestion des conflits d’intérêts, des dossiers et des renseignements ou de réduire les risques potentiels s’y rattachant;
    • Assure la formation et de la gestion des employés et les évalue en collaboration avec la directrice, services administratifs;
    • S’assure que les employés du service et les utilisateurs reçoivent la formation appropriée et les renseignements adéquats dans les délais impartis, en ce qui concerne toutes les questions pertinentes liées à la gestion des dossiers physiques;
    • Élabore des pratiques, procédures et normes applicables au service et s’assure qu’elles sont suivies;
    • Passe régulièrement en revue les pratiques, procédures et normes de fonctionnement pour s’assurer qu’elles correspondent aux exigences continues du cabinet et y apporte les changements nécessaires;
    • Coordonne les activités du service avec d’autres services de la région et à l’échelle du cabinet, au besoin;
    • Apporte sa collaboration à des assignations et des projets spéciaux;
    • Effectue d’autres tâches qui lui sont assignées.

    Qualifications requises :
    • Diplôme universitaire de premier cycle ou diplôme d’études collégiales ou techniques;
    • Expérience de trois (3) années à un poste similaire de gestion, supervision ou chef d’équipe, préférablement dans le secteur juridique ou d’autres services professionnels;
    • Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
    • Systèmes connexes de bases de données et de gestion documentaire (p. ex. : LegalKey, etc.);

    Aptitudes personnelles et professionnelles :
    • Langues parlées et écrites, français et anglais.
    • Sens de l'urgence et de la gestion des priorités
    • capacité à respecter les délais serrés et conflictuels;
    • Assurer une confidentialité des renseignements au dossier;
    • Bonne aptitudes en résolution de conflits et négociations avec divers groupes, concernant des questions sensibles et de confidentialité;
    • Travail d'équipe
    • Service à la clientèle

    Le défi vous intéresse? Veuillez soumettre votre candidature à l’adresse électronique suivante : rhmtl@fasken.com
    Le masculin a été utilisé seulement à des fins d’alléger le présent texte.

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Exigences

  • Essentielle - Diplôme d'études collégiales ou techniques
  • Importante - Expérience de trois années en gestion
  • Essentielle - Maîtrise de la Suite Microsoft Office
  • Essentielle - Connaissance systèmes connexes base de données
  • Essentielle - Connaissance systèmes de gestion documentaire

Connaissances et aptitudes

  • Essentielle - Langues parlées et écrites, français et anglais
  • Essentielle - Sens de l'urgence er de la gestion des priorités
  • Essentielle - Capacité à respecter les délais serrés
  • Essentielle - Assurer la confidentialité des renseignements
  • Essentielle - Coaching et excellente gestion d'une équipe

Description de l'entreprise

Fasken Martineau est un chef de file canadien du droit des affaires et du litige. Comptant plus de 650 avocats, le cabinet offre une gamme complète de services juridiques proposés sur une base intégrée à des clients nationaux et internationaux, depuis ses bureaux de Vancouver, Calgary, Toronto, Ottawa, Montréal, Québec, Paris,Joannesburg et Londres.

Autres offres de l'entreprise

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