Le PDG d’une société québécoise me disait un jour : «Je cherche une Pepper Potts», en faisant référence au personnage de Gwyneth Paltrow, l’adjointe de Tony Stark, dans le film Iron Man.
Un autre client demandait à ma collègue de lui dénicher une «Andy Sachs», l’assistante interprétée par Anne Hathaway dans le film The Devil Wears Prada. Bien que fictifs, ces personnages de cinéma représentaient, aux yeux de nos clients, des exemples du parfait bras droit.
Les gestionnaires à la tête de grandes organisations ont un horaire des plus chargés, qu’ils doivent parfois concilier avec une vie de famille, des hobbies et toutes autres activités qui occupent leurs rares temps libres.
Il n’est pas surprenant que les adjointes à la haute direction touchent un salaire parfois supérieur à certains cadres intermédiaires; ces collaboratrices prisées possèdent des compétences clés qui contribuent concrètement au succès de leur gestionnaire, et conséquemment, de l’entreprise qu’il ou elle dirige.
Vous vous imaginez occuper de telles fonctions? Voici les aptitudes que vous devez absolument posséder pour bien réussir dans ce type de rôle :
1. Des aptitudes de coordination
Non seulement les gestionnaires ont un agenda professionnel chargé, mais il n’est pas rare qu’ils soient également impliqués au sein d’œuvres caritatives, siègent aux conseils d’administration d’organisations diverses, et participent à des événements spéciaux, des soirées, des tournois de golf, etc. Gérer ce type d’agenda nécessite des compétences organisationnelles supérieures.
Par ailleurs, posséder quelques notions comptables de base (suivis budgétaires, traitement de notes de frais complexes, la création de rapports élaborés) simplifiera également beaucoup de responsabilités.
2. Un intérêt envers les nouvelles technologies
Si votre patron est du genre à utiliser les dernières applications et à demeurer à l’affût des avancées technologiques, il y a fort à parier que vous devrez partager cet engouement et posséder une certaine aisance à travailler avec ces outils. Bien que ce ne soit pas le cas pour tous, c’est de plus en plus courant aujourd’hui!
3. La proactivité
Le bras droit idéal anticipe une foule de demandes et effectue des suivis avant même qu’on les demande. L’adjointe chevronnée ira voir son patron non seulement pour lui rappeler qu’une de ses collègues prend sa retraite, mais aussi pour lui annoncer qu’un bouquet de fleurs a déjà été commandé et qu’il ne reste qu’à rédiger une brève note pour l’accompagner.
4. La polyvalence
Dans bien des cas, des tâches de nature plus personnelles s’ajoutent au lot. Une bonne adjointe doit réaliser que l’optimisation du temps d’un patron à l’horaire aussi chargé nécessite aussi l’exécution de certaines activités comme effectuer des commissions, fixer ses rendez-vous chez le médecin – voire ceux des membres de sa famille.
5. Des habilités interpersonnelles supérieures
Si vous travaillez pour le PDG d’une grande entreprise publique ou le chef des opérations d’une organisation, vous aurez à le représenter lors de son absence et parfois même à parler en son nom avec ses pairs, des gens du monde des affaires, des politiciens – selon son rôle. Savoir s’exprimer de façon professionnelle et faire preuve de tact sont des incontournables.
6. La disponibilité
Un rendez-vous empêche votre patron de prendre un vol prévu? Il se peut que vous deviez l’assister avec les modifications à son itinéraire, même en soirée ou pendant la fin de semaine. Votre patronne a une allocution d’envergure pour le lendemain et certaines données à inclure dans la présentation seront disponibles uniquement vers 18h? Il faudra probablement patienter, ou encore travailler de la maison en soirée pour compléter le tout. Une adjointe de direction doit faire preuve d’une certaine souplesse au niveau de son horaire de travail.
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