Connaissez-vous la courrielite? Ceux qui en souffrent affichent les symptômes suivants : ils préfèrent le courriel à toute autre forme de communication, ils interrompent leurs tâches vingt fois par jour pour faire la levée de leurs messages et leur boîte de réception déborde. Du coup, ils perdent un temps fou à gérer leurs courriels, ce qui nuit à leur productivité.
Rares sont ceux qui sont à l’abri de ce mal on ne peut plus moderne, puisque pour la plupart d’entre nous, le courriel est au cœur de notre existence électronique.
On s’en sert pour prendre des nouvelles de son monde, envoyer son CV, planifier des réunions, échanger des clips vidéo comiques, alouette.
Que l’on soit ou pas atteint de courrielite, force est d’admettre que le courriel exige temps et attention… deux choses que le travailleur moyen possède en quantité limitée!
Sans compter qu’il faut en moyenne quinze minutes pour retrouver sa pleine concentration après avoir répondu à un courriel, selon une étude de Microsoft.
Pour éviter les écueils de la messagerie électronique, il faut un système.
La méthode Inbox Zero
Merlin Mann, auteur, conférencier et créateur du site de productivité personnelle 43 Folders, a développé la méthode Inbox Zero pour dompter le courriel.
Première habitude à adopter : cesser de faire la levée de ses messages toutes les quinze minutes. Mieux vaut allouer quelques périodes de la journée au traitement de vos courriels. Par exemple, le matin, le midi et le soir.
Ensuite, chaque message reçu doit être suivi d’une action immédiate. L’objectif étant de traiter ses courriels au plus vite afin de vider sa boîte de réception… et de la garder ainsi.
Pour chaque courriel reçu, Merlin Mann suggère cinq actions possibles :
1) L’effacer
Un geste ô combien libérateur, à réserver aux pourriels, chaînes de lettres, blagues insignifiantes, etc. Pour savoir quoi effacer, Merlin Mann suggère de se poser la question «qu’est-ce que ce message signifie pour moi?». Si la réponse est «rien», n’hésitez plus : zip!
2) Le transférer ou l’archiver
Certains messages ne vous regardent pas, mais concernent peut-être un collègue. Transférez-lui! Pour les messages qui n’exigent pas de réponse, une note de service par exemple, archivez-les dans un dossier «À conserver». Dans un cas comme dans l’autre, ne laissez pas ces messages moisir dans votre boîte de réception.
3) Y répondre immédiatement
Si vous pouvez répondre à un courriel en moins de deux minutes, faites-le. Sinon, répondez-y plus tard. Rien de pire que de consacrer une demi-heure à répondre à un courriel non urgent… alors que vous avez probablement d’autres tâches sur le feu!
4) Exécuter la demande contenue dans le message
Encore une fois, seulement si la «demande» exige moins de deux minutes. La planification d’un rendez-vous ou l’approbation d’un ordre du jour, par exemple.
5) Le mettre en attente
Transférez tous les courriels qui nécessitent plus de deux minutes de votre attention dans un dossier «À répondre» ou «À lire». Une fois par jour, traitez en même temps tous les messages contenus dans ces dossiers.
Ces quelques gestes simples permettent de gérer efficacement la pollution informationnelle due aux courriels. Votre capacité d’attention n’est pas infinie. Ménagez-la en ne laissant plus les messages inutiles vous distraire. Commencez dès aujourd’hui à garder votre «In» à zéro!
