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Métier : secrétaire

France Mar­chand a tou­jours été at­tirée par la po­ly­va­lence re­quise pour pra­ti­quer le mé­tier de se­cré­taire. La jeune femme so­ciable et dy­na­mique a donc dé­cidé d’étu­dier dans ce do­maine. Elle a trouvé du tra­vail dans un bu­reau de den­tistes im­mé­dia­te­ment après l’ob­ten­tion de son di­plôme, en juin 1999.

Rôle et tâches

Le rôle de la se­cré­taire n’a dé­ci­dé­ment plus rien à voir avec le cliché de la jeune femme ap­por­tant un café à son pa­tron! Cette pro­fes­sion­nelle est do­ré­na­vant con­si­dérée, à juste titre, comme une ad­jointe et une col­la­bo­ra­trice de pre­mier plan, res­pon­sable de la bonne marche du bureau. Son ex­per­tise en ré­dac­tion et en mise en pages de do­cu­ments d’af­faires, en tenue de li­vres et en trai­te­ment de texte la rend d’ailleurs in­dis­pen­sable dans presque tous les types d’entreprises.

Mo­tivée, France Mar­chand a fait en neuf mois un DEP en se­cré­ta­riat et en comp­ta­bi­lité au Centre de for­ma­tion pro­fes­sion­nelle Bel-Avenir, à Trois-Rivières. Elle oc­cupe au­jourd’hui le poste de deuxième se­cré­taire au Centre den­taire Thi­beault et Guay, à Trois-Ri­vières. «Je tra­vaille généralement entre 30 et 35 heures par se­maine. Je ré­ponds au té­lé­phone, je con­firme les rendez-vous et je contacte nos pa­tients pour leur rappeler qu’ils de­vront ren­con­trer leur den­tiste prochainement.

«Je m’oc­cupe éga­le­ment de classer le cour­rier et de faire la comp­ta­bi­lité. Je fac­ture les pa­tients pour les soins reçus et je rem­plis les for­mu­laires d’as­su­rance. L’as­pect so­cial du tra­vail me plaît éga­le­ment et j’adore ré­pondre aux ques­tions des patients.»

Qualités recherchées

Les se­cré­taires doi­vent faire preuve de dé­brouillar­dise et de ri­gueur et ne pas hé­siter à prendre des in­itia­tives. La dis­cré­tion est éga­le­ment tou­jours de mise.

Un grand désir d’ap­prendre est né­ces­saire, car le mé­tier ne cesse d’évo­luer. Chaque année, de nou­velles rè­gles de pré­sen­ta­tion des let­tres d’af­faires et des ou­tils in­for­ma­ti­ques plus so­phis­ti­qués font en effet leur ap­pa­ri­tion.

Une fa­ci­lité à com­mu­ni­quer po­li­ment avec le pu­blic et une bonne hu­meur cons­tante sont d’au­tres im­pé­ra­tifs, car la se­cré­taire re­pré­sente sou­vent le pre­mier con­tact du pu­blic avec l’entreprise. Une maî­trise par­faite du français écrit, et bien sou­vent de l’an­glais, se ré­vèle éga­le­ment indispensable.

Défis et perspectives

D’après Ré­jeanne Col­lard, en­sei­gnante en se­cré­ta­riat au Centre de for­ma­tion pro­fes­sion­nelle Ar­vida, au pa­villon Com­merce et Se­cré­ta­riat, à Jon­quière, «les se­cré­taires ont do­ré­na­vant un lot de plus en plus di­ver­sifié de res­pon­sa­bi­lités à as­sumer. Elles doi­vent fré­quem­ment maî­triser les toutes der­nières ver­sions de plu­sieurs lo­gi­ciels et sa­voir uti­liser des pro­grammes in­for­ma­ti­ques conçus ex­clu­si­ve­ment pour cer­tains types d’entreprises.»

Mme Col­lard juge es­sen­tiel que les se­cré­taires sui­vent une for­ma­tion con­tinue. «Plu­sieurs res­sen­tent le be­soin de mettre à jour leurs con­nais­sances en té­lé­com­mu­ni­ca­tion [In­ternet, mes­sa­gerie élec­tro­nique, ré­seaux in­for­ma­ti­ques, etc.] et en an­glais. Les se­cré­taires ap­pe­lées à as­sumer des tâ­ches de ré­cep­tion­nistes veu­lent éga­le­ment se per­fec­tionner en com­mu­ni­ca­tion afin d’ar­river à mieux saisir les be­soins des nou­veaux clients qu’elles accueillent.»

Les per­spec­tives d’em­ploi en se­cré­ta­riat ont beau­coup changé de­puis quel­ques an­nées. «Plu­sieurs secrétaires doi­vent ce­pen­dant oc­cuper des fonc­tions dif­fé­rentes dans la même en­tre­prise afin de pou­voir tra­vailler entre 30 et 40 heures par se­maine. Cette si­tua­tion exige beau­coup d’au­to­nomie et de polyvalence.» 02/01

NDLR : Les personnes citées dans ce texte peuvent avoir changé d’emploi depuis l’entrevue, mais leur témoignage demeure utile à la compréhension du métier illustré.

Horaires et milieux de travail

  • Les secrétaires peuvent travailler dans des milieux variés : petites, moyennes et grandes entreprises privées; fonction publique; hôpitaux; cabinets juridiques; bureaux de dentistes, d’ingénieurs, de comptables, d’architectes, d’avocats et de notaires; garages, etc.
  • Le climat de travail dépend beaucoup de l’environnement. Si la secrétaire dispose d’un bureau fermé, le climat sera généralement plus calme. Cependant, si elle accueille les clients ou les visiteurs à l’entrée, elle devra alors composer avec le bruit ambiant.
  • Les horaires de travail correspondent généralement aux heures normales de bureau, soit entre 8 h et 17 h, mais s’étirent parfois jusqu’au soir.

Champs d’intérêt

  • aime lire et écrire
  • aime appliquer des normes et des règles (grammaire, syntaxe)
  • aime communiquer avec des personnes

Aptitudes

  • maîtrise du français écrit et facilité d’expression verbale
  • sens de l’organisation
  • entregent et diplomatie
  • habileté à utiliser l’informatique
  • atout : bilinguisme
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