Animer une réunion est un art que tout gestionnaire doit apprendre à maîtriser. Voici quelques notions de base qui pourraient vous être utiles.
Planifiez
«Cette étape, pourtant essentielle, est souvent escamotée», constate Catherine Morneau, présidente de Consultations Morneau, une firme-conseil en orientation professionnelle, psychologie du travail et gestion.
«Quatre raisons peuvent motiver la tenue d’une réunion : la communication d’informations, la consultation pour obtenir les idées des membres de l’équipe, la prise de décision ou l’organisation de projets», précise Muriel Drolet, présidente de Drolet Douville et associés, une entreprise offrant les services de consultants en gestion.
Fixez l’un de ces objectifs à la rencontre. Vous éviterez ainsi de vous éparpiller et d’étirer inutilement les choses. Faites un ordre du jour et estimez le temps requis pour chaque point.
Suscitez la participation
Lorsqu’une décision importante doit être prise, il est bon de solliciter les commentaires des gens qui parlent peu. Évitez toutefois les tours de table. «Plusieurs cesseront alors d’écouter pour préparer mentalement ce qu’ils vont dire», souligne Solange Cormier, professeure en communication à l’UQAM et auteure du livre La communication et la gestion.
Gérez les interventions
Un participant vous interrompt continuellement et ses remarques sont peu pertinentes? Résumez poliment ses propos et portez davantage votre attention sur les autres personnes pendant un moment, conseille Catherine Morneau.
Insistez sur le fait que tous doivent avoir la chance de s’exprimer, mais que tous les points à l’ordre du jour devront être couverts avant de la fin de la rencontre.