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Comment prendre des notes en réunion

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Malgré toutes les heures passées sur les bancs de l’école et en réunion, vous n’avez toujours pas maîtrisé l’art de la prise de notes?

Pourtant, ce talent est crucial : si vous omettez de noter un détail important en réunion, votre travail subséquent pourrait s’en ressentir.

Colette Durocher, formatrice et coach à Plaque tournante, donne quelques conseils.

  • Formulez un objectif clair
    Dans quel but prenez-vous des notes? Les éléments à retenir changeront selon que vous êtes chargé du compte rendu de la réunion ou que vous prenez connaissance des détails d’une tâche qui vous est confiée. Si vous savez quelles informations vous tentez d’obtenir (date de tombée, nombre d’heures à consacrer au projet, etc.), écrivez à l’avance ces mots clés sur votre feuille de notes pour ne pas les oublier.
  • Créez des colonnes
    Utilisez votre feuille à l’horizontale plutôt qu’à la verticale et divisez-la en colonnes. Par exemple, dans une réunion où des décisions doivent être prises, créez une colonne pour les éléments à l’ordre du jour, une pour les commentaires et une pour les décisions.
  • Utilisez des raccourcis
    Inutile de tenter de noter des phrases complètes. Gardez seulement les mots clés et idées maîtresses. Les abréviations, contractions et symboles (+, -, etc.) sont aussi vos amis.
  • Revenez-y rapidement
    Dès la prise de notes terminée, relisez-les et complétez-les au besoin. Si vous devez rédiger un compte rendu ou un procès-verbal, ne tardez pas. Après 48 heures, vos souvenirs de la conversation se seront estompés, et la rédaction sera plus ardue.
  • Passez le flambeau
    Idéalement, le preneur de notes intervient peu dans la conversation. De cette façon, il peut consacrer toute son attention aux notes et éviter la tentation de donner plus de place à ses idées qu’à celles des autres. Si vous devez prendre la parole, passez le crayon à un collègue.
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