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Comment organiser une réunion virtuelle

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Télétravail et mondialisation obligent, les réunions virtuelles sont devenues monnaie courante. Sait-on bien les organiser pour autant? Pas nécessairement. Tenir une rencontre informative et efficace avec une équipe éparpillée aux quatre coins de la ville ou de la planète demande un brin de préparation supplémentaire.

Michel Di-Lillo, vice-président, Formation et services-conseils chez Actualisation, fait quelques suggestions :

  • Commencez en chair et en os
    Dans la mesure du possible, réunissez votre équipe dans un lieu physique au moins une fois, afin de créer un lien de confiance. Terminez aussi les projets avec une rencontre en personne, histoire de souligner les bons coups de chacun.
  • Choisissez le bon média
    Il existe une foule d’outils : conférence téléphonique, portail en ligne avec vidéo, partage de documents, clavardage en direct, etc. Plus l’information à transmettre est délicate, plus le média devrait être riche.
  • Testez la quincaillerie
    Évitez le stress inutile et les pertes de temps : vérifiez à l’avance que le matériel fonctionne. Assurez-vous aussi d’en connaître les limites. La ligne au bureau permet-elle les conférences à trois? Pouvez-vous ajouter une personne à la conversation en cours de route?
  • Soyez préparé
    En plus de l’ordre du jour, faites circuler une liste des participants – avec leur titre, le lieu où ils se trouvent et leur numéro de téléphone – 48 heures à l’avance. Ainsi, un participant qui voudrait en relancer un autre pour approfondir une information apportée pendant la discussion aura tous les outils pour le faire.
  • Maintenez l’intérêt
    Dans les réunions virtuelles, la tentation pour les participants d’écouter distraitement tout en travaillant est grande. Pour maintenir leur intérêt, prévoyez au maximum une heure (deux heures si vous utilisez la vidéo) et limitez le nombre de participants à quinze. Posez des questions ou sollicitez leur avis toutes les cinq ou six minutes. En l’absence de visuel, portez attention au ton de voix et aux hésitations pour déceler des non- dits.

D’autres conseils

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