Vous avez fait le choix du meilleur candidat, et il a accepté votre offre; maintenant, comment s’assurer de retenir cette perle rare? Tout commence par l’étape primordiale qu’est l’intégration du nouveau venu. Vous ne voulez certainement pas risquer de perdre toute la crédibilité que vous avez bâtie en négligeant de planifier son arrivée!
Voici cinq étapes à ne pas oublier pour bien préparer l’intégration du nouvel employé.
1. Préparer son plan de travail
Qui n’aime pas arriver dans un nouvel environnement et constater que tout est prêt pour l’accueillir? Vous avez avantage à préparer l’espace de travail de la nouvelle personne : son bureau, sa chaise, son téléphone, son ordinateur. Prenez aussi soin de bien nettoyer cet espace, surtout si une autre personne occupait le poste avant. Il ne faut surtout pas oublier de prévoir ses mots de passe et accès (informatique, porte, système d’alarme, etc.).
2. Envoyer un courriel de bienvenue
Je vous suggère fortement de préparer un message que vous ferez parvenir à tous les membres de l’équipe en place environ une semaine en avance et, si possible, de mettre le nouvel employé en copie conforme (CC). De cette façon, tous les employés auront été avisés de l’arrivée de cette nouvelle personne et ne seront pas surpris de la rencontrer le matin venu.
3. Prévoir un temps de formation
La formation ne doit pas être négligée : c’est à cette étape qu’on s’assure des compétences du candidat. Trop souvent, on se rend compte trop tard que la formation reçue n’était pas adéquate, et que le candidat a démissionné par manque d’information. C’est pourquoi il faut planifier un calendrier de formation qui permettra de prendre tout le temps nécessaire auprès de l’employé. Une rencontre hebdomadaire de suivi est requise pour au moins les trois premières semaines afin de s’assurer que tout est sous contrôle. Lors de ces rencontres, prenez des notes : qui sait, des ajustements seront peut-être nécessaires.
4. Préparer les documents administratifs
Cette partie n’est généralement pas la plus appréciée. Ces documents comprennent le contrat de travail, les documents de retenues d’impôt pour la paie, le manuel d’employé, les formulaires d’assurance collective… Bref, tous les documents qui ont un lien avec la paie et les conditions de travail. Il va de soi que ces documents doivent être préparés afin d’éviter les pertes de temps.
5. Bien organiser le jour J
Assurez-vous d’être à l’heure pour bien accueillir le nouvel employé lors de son premier jour. Prenez le temps de lui faire visiter les lieux de travail et le présenter à TOUS les membres de l’équipe en expliquant le rôle de chacun au sein de l’organisation avant de l’inviter à prendre place dans son nouveau bureau. Ayez en main tous les documents requis pour les lui faire compléter sans délai. Une fois le tout réglé, expliquez-lui la mission de l’entreprise, vos attentes et demandez-lui s’il a des questions. Surtout, suivez votre plan de formation!
Ce processus peut sembler long et ardu, mais vous constaterez assez vite que tout passe par une bonne planification. Ainsi, vous ne risquerez pas de perdre un bon candidat à cause d’une simple négligence; après tout, dans le monde du travail actuel, ces perles se font rares!
